Hvilken dokumentation kræver erhverskørsel i egen bil?
Når du kører erhvervsmæssigt i egen bil, har kørebogen og regnskabsbilagene hver sin funktion. Kørebogen viser, hvilke ture der hører til virksomheden, mens bilagene dokumenterer udgifterne til bilen. En kvittering fra tankstationen fortæller ikke, om du kørte til et kundemøde eller på privat besøg. Hvis du skal forklare dit kørselsfradrag over for Skattestyrelsen, skal du kunne dokumentere grundlaget for den metode, du har brugt til at beregne fradraget.
Hvad er forskellen på en kørebog og regnskabsbilag?
Kørebogen beskriver bilens anvendelse. Regnskabsbilagene dokumenterer de udgifter, du har afholdt. De besvarer altså forskellige spørgsmål om kørslen og økonomien. En værkstedsfaktura dokumenterer en reparation, men fortæller ikke, hvor stor en del af årets kørsel der hører til virksomheden. Omvendt dokumenterer en registreret tur til en leverandør ikke betalingen for reparationen. Kørebogen, som du kan gemme som PDF via gratiskorebog.dk
, erstatter altså ikke bilagene for bilens udgifter.
Bruger du bilen både privat og erhvervsmæssigt, kan kørebogen sandsynliggøre fordelingen mellem de to formål. Den fordeling indgår, når du opgør fradrag efter bilens faktiske udgifter. Gem værkstedsfakturaen blandt udgiftsbilagene og leverandørbesøget i kørebogen. Med tydelige filnavne finder du materialet for den periode, Skattestyrelsen spørger til.
En kalenderaftale eller en faktura til din kunde kan understøtte forklaringen på en tur. Ingen af delene viser dog nødvendigvis den kørte strækning. Kalenderen kan for eksempel vise et møde på kundens kontor, selv om mødet senere blev flyttet til en anden adresse.
Hvilke oplysninger skal kørebogen for erhvervskørsel indeholde?
En kørebog skal indeholde kilometertællerens stand ved indkomstårets begyndelse og afslutning og ved starten og slutningen af hver erhvervstur. For hver tur skal du også registrere dato, bestemmelsessteder og det erhvervsmæssige formål. Notater, der underbygger oplysningerne, hører med. Et beregnet kilometertal mellem to adresser erstatter ikke registreringen af kilometertælleren.
Skriv formålet så konkret, at du senere kan forklare forbindelsen til virksomhedens arbejde. »Arbejde« siger meget lidt. »Besigtigelse af badeværelse hos kunde på adressen« fortæller derimod, hvad turen handlede om. Du behøver ikke et mødereferat, men formålet skal kunne knyttes til en reel opgave. Et ordrenummer binder turen til det øvrige regnskabsmateriale.
Har du flere stop på samme tur, skal registreringen vise bestemmelsesstederne. En tur fra hjemmet til en leverandør og videre til en kunde bør ikke stå som en direkte tur til kunden. Registrer oplysningerne tæt på kørslen, mens du stadig husker baggrunden for et ekstra stop eller en ændret rute. Ved aflæsningerne bruger du bilens faktiske tællerstand.
Skal jeg bruge faktiske udgifter eller kilometersatser?
Som selvstændig kan du opgøre fradraget efter faktiske udgifter eller efter de gældende kilometersatser, når betingelserne for den valgte metode er opfyldt. Metoden afgør, hvordan du beregner beløbet i regnskabet ud fra den dokumenterede kørsel. Kørebogen er altså ikke kun relevant, hvis du beregner et beløb pr. kilometer. Du skal også bruge den, når du vil sandsynliggøre den erhvervsmæssige andel af kørslen i en bil, som du også bruger privat.
Ved faktiske udgifter tager beregningen udgangspunkt i bilens dokumenterede omkostninger, for eksempel brændstof og vedligeholdelse. Forsikring og afskrivning kan også indgå efter reglerne for metoden. Kvitteringen for brændstof dokumenterer en del af udgiftsgrundlaget, men viser ikke, hvor meget du har kørt erhvervsmæssigt.
Afklar beregningsmetoden, før du begynder at bogføre kørselsfradraget. Din bogholder kan vise, hvilke udgifter beregningen omfatter, og hvordan kørebogens oplysninger indgår. Ellers risikerer du at behandle samme biludgift som både en særskilt omkostning og en udgift dækket af kilometerberegningen. Gem selve beregningen med henvisninger til kørebogen og de relevante bilag.
Hvordan underbygger jeg, at turen vedrørte virksomheden?
Dokumentationen skal forklare sammenhængen mellem turen og dit arbejde. En præcis adresse viser destinationen, mens formålsfeltet forklarer besøget. Andre oplysninger kan støtte forklaringen, for eksempel en ordrebekræftelse med leveringsadresse. Den hjælper, når kundens faktureringsadresse ikke er den adresse, hvor du udførte arbejdet.
Brug et fælles ordrenummer i kørebogen og på opgaven, når det passer til din måde at arbejde på. Dækker en faktura flere besøg, kan kørebogen vise datoen for hvert besøg og dets særskilte formål. Fakturadatoen fortæller kun, hvornår du sendte regningen, ikke hvornår du kørte ud til opgaven.
Læs registreringerne igennem, mens du stadig har adgang til aftalerne. Du kan have tastet en destination forkert eller beholdt en aflyst aftale i kalenderen. Når du retter en konkret fejl, skal du forklare rettelsen og bevare oplysninger om, hvad du ændrede. En kundeordre understøtter kun den registrerede kørsel, hvis besøget faktisk fandt sted. Ved et aflyst besøg skal kørebogen vise den kørsel, du faktisk gennemførte.
Kan jeg lave hele kørebogen, når året er gået?
En efterfølgende opgørelse er ikke tilstrækkelig dokumentation, når du vil have et kørselsregnskab lagt til grund for skatteansættelsen. Det kræver en løbende ført kørebog. Mangler du registreringer, bør du bevare de eksisterende oplysninger og få konkret rådgivning om dokumentationsmanglen frem for at udfylde årets ture med beregnede afstande og antagelser.
Hvor længe skal jeg gemme kørebog og bilag?
Du skal gemme virksomhedens regnskabsbilag i fem år efter regnskabsårets udløb, og du må opbevare dem elektronisk. Gem også kørebogen og den tilhørende fradragsberegning sammen med årets regnskabsmateriale. Hvis du skifter bogføringssystem eller lukker en konto hos en udbyder, skal du fortsat have adgang til dokumentationen bag posteringen.